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西南大学外国语学院团委学生会办公室管理细则

发布时间:2015-09-09 16:34:32     作者:    浏览次数: 次

西南大学外国语学院团委学生会办公室管理细则

西南大学外国语学院团委学生会办公室作为对内的职能部门,负责日常事务落实、档案存管、财务预算管理以及信息信息发布等多项工作,是连接主席团与各个部门的纽带。为了更好地发挥办公室的作用,维护学生会的整体性和工作的连续性,特制定办公室管理细则。 

一、          会议管理细则

1、学生会每两周召开全体干部大会,办公室负责会前的考勤工作,开会是做好会议记录。

2、各个部门每两周召开本部门的例会,由办公室干事负责蹲守,做好相关会议记录。并会定期(每两周)做好归档整理工作。

3、各部门在学期初将本部例会时间交由办公室,便于公共资源的合理调配,如遇突发事件需召开会议的部门,请与办公室主任联系,方可使用办公室。

4、各部门使用办公室期间,要爱护办公室内的物品,保持办公室清洁,关好窗子和灯后方可离去。 

二、          办公室值班管理细则

1、由办公室与信息网部共同安排人员值班,值班人员应遵守值班时间,不吃到、早退。值班时间:800120014301800。(值班人员名单另附)。值班期间,值班人员负责办公室的卫生清洁工作。

2、值班干事应严格遵守办公室的财务管理细则,做好外借物品的登记和归还物品的整理,如有物品损坏或丢失,追究当事人责任。

3、办公室干部采取流动值班制度,负责干事岗位巡查一节解决突发事件。

4、每周二、四、六的17001800办公室干部负责值班,各部门可在此时间段使用电脑进行资料的上传与下载,若有紧急情况,与办公室主任取得联系后,方可使用。 

三、          办公室档案管理细则

1、团委学生会办公室保存的文档包括:    各部门的文件    主席团会议、部长会议及其他相似性质会议的会议记录    学生会各部看法的各种学术及其他性质的刊物    各部门学期工作计划、总结    活动策划书、预算书以及活动记录、活动照片等,各部对外的宣传稿、赞助意向书等    其他需要保存的重要资料

2、学生会各部门应在活动结束后将以上各项文档的书面原件尽快整理并提交办公室及时归档,各个部门独立使用文件夹,由办公室统一管理,以免遗漏。办公室干事负责自己分管的部门资料,并由办公室干部负责统筹。

3、查阅档案者需告知办公室主任,经同意、登记后方可查阅。查阅过程中应小心使用,保证档案完整无损,并于查阅完毕后及时交还办公室管理人员。 

四、          办公室财产管理细则

1、公共财产的日常管理    团委学生会公共财产的日常管理工作由团委学生会办公室负责。办公室将在每个月的月底清理办公室的财物,记录在案,形成书面汇报,注明情况及完好程度。    在使用财物的过程中,如有异常情况,使用者要向办公室主任及时汇报,以方便合理处理。    各部门将存放在办公室的物品应整理并上报给办公室,以便统一管理。

2、公共财产的外借    需要外借物品的干部、干事需认真填写《办公室物外借登记表》(表格另附)    外借流程:提出外借的书面申请交由团委书记签字交由办公室备案填写《办公室物品外借登记表》。    归还物品时外借者要注明外借的归还时间,并及时归还。如在外借期间,财产遇到任何程度的遗失或损坏,外借者要自觉维修或赔偿,并些书面材料进行说明。

3、公共财产的购买    购买流程:提出购买的书面申请交由团委书记签字交由办公室备案,并统一购买    若急需购买物品,由各部在购买物品后将购买物品的收据交由团委书记报帐。    在每个月的月底,各个部门应将所需物品上报给办公室,并有办公室统一购买。    大型活动前,各部门应做好物品的预算工作(包括借出物品和购买物品),以提高工作效率。

4、办公室电脑的管理    各个部门应按照办公室提供给各个部门规定的时间录入或拷贝资料。    电脑密码的管理:主席团成员、办公室主任以及信网部部长有权知晓电脑的密码并可以在任何时间使用电脑。    电脑由信网部每周负责整理和修缮,如果发现问题,及时上报。    使用者应认真填写《电脑使用登记表》,发现问题,追究当事人责任。

以上便是外国语学院团委学生会办公室的各项管理细则,希望各个部门能够配合办公室的工作,保障外国语学院的团学工作能够顺利进行,争创团学工作的优秀学院。

 

 西南大学外国语学院团委学生会办公室

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